How To Identify and Develop Softskills

How To Identify and Develop Softskills

(PPM MEET AND GREET BERSAMA BRIAN APRINTO, SPHR DAN FONNY ARISANDY JACOB)

PPM Manajemen – Kamis, 06 Maret 2014

A

nda pasti sudah tak asing lagi dengan istilah softskill dan hardskill, apalagi bagi Anda yang sudah pernah memasuki dunia profesional kerja. Apakah Anda mengetahui dengan pasti softskill dan hardskill apa yang Anda miliki? Apakah Anda tahu bagaimana mengembangkan hal-hal tersebut dalam diri Anda? Berikut sedikit pembahasan singkat yang penulis kutip dari pertemuan dengan penulis buku “Pedoman Lengkap Softskills : Kunci Sukses dalam Karir, Bisnis dan Kehidupan Pribadi”, Brian Aprinto, SPHR, dan juga melalui sumber tertulis tambahan, buku berjudul Organizational Culture karangan Edgar H. Schein.

Sebelum melangkah lebih jauh, perlu diingat bahwa kedua hal tersebut adalah saling berkaitan dan menyokong satu sama lain. hardskill berupa kemampuan yang Anda miliki dalam diri ada secara personal yang bersifat tangible oleh orang lain dan berasal dari lingkungan luar. Contohnya adalah kemampuan bahasa asing, operasional, pemasaran dan lain-lain. Sedangkan softskill lebih kepada kemampuan-kemampuan yang bersifat intangible yang sudah tertanam dalam diri dan bisa mempengaruhi kualitas hardskill pada penerapannya. Seperti kemampuan menyeimbangkan emosi, keramahan, komunikasi, public speaking dan lain-lain. Kemampuan mengelola softskill lah yang sering sekali dijadikan fokus utama dalam sebuah perbincangan, baik formal maupun non-formal.

Sejauh mana softskill bisa mempengaruhi kualitas output dari hardskil? Tentunya tidak bisa diukur secara persis, karena hal-hal tersebut berasal dari dalam diri dan biasanya muncul secara tidak diharapkan serta pada waktu yang tidak tepat. Misalnya emosi yang tidak stabil saat berpartisipasi dalam rapat penting, tentunya seseorang mengharapkan tampil dengan optimal dan maksimal pada keadaan penting seperti itu, namun karena emosinya sedang tidak stabil, bisa memungkinkan munculnya perilaku atau kata-kata yang kurang berkenan atau lain sebagainya.

Lalu, apa saja hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola softskill? Seseorang perlu memperhatikan 5 hal yang saling berkaitan dalam mengasah softskill yang dimiliki, antara lain :

1.      Professional values, merupakan nilai-nilai yang harus dikembangkan oleh seseorang untuk membentuk atau mengasah softskill, dan dijadikan nilai jual atau added value untuk menghadapi persaingan global. Nilai-nilai tersebut adalah pelayanan, rendah hati dan integritas. Nilai pelayanan merupakan sebuah makna dari besaran kontribusi diri dalam sebuah pekerjaan, juga termasuk totalitas dalam bekerja. Jika seseorang bekerja dengan kontribusi penuh dan dengan totalitas yang tinggi, maka secara otomatis akan menambah nilai jual di lingkungan sekitarnya. Nilai yang kedua adalah rendah hati, nilai ini bisa menjadi kekuatan tersendiri dalam mencapai apa yang kita inginkan, selama masih dalam cara yang positif. Dengan kita berendah hati, orang di sekitar akan merasa tidak segan untuk menjalin komunikasi dan pertemanan, dengan banyaknya jaringan yang kita miliki, makin mudah juga untuk meraih kesuksesan. Nilai yang terakhir adalah integritas, nilai ini dibangun dengan menggabungkan kompetensi dan komitmen, yang pada nantinya juga akan turut membangun karakter diri. Jika memiliki kompetensi namun tidak komitmen atau loyal terhadap tempat bekerja, belum dinamakan integritas. Namun jika memiliki keduanya, maka akan tercipta satu kesatuan antara diri dengan perusahaan yang nantinya akan dengan mudah mencapai tujuan bersama.

Membangun sebuah integritas bisa dilakukan dengan beberapa hal; pertama dengan menciptakan suatu kesepakatan bersama, baik dalam berkomunikasi ataupun dalam standar keberhasilan sebuah pekerjaan. Kedua, dengan menciptakan sebuah batasa kerja antara Anda dengan orang sekitar, sehingga memiliki batasan yang jelas dalam pekerjaan. Ketiga, jika Anda seorang pimpinan dalam organisasi, maka harus jelas pembagian wewenang agar tidak menimbulkan komando yang bertabrakan antara Anda sebagai pimpinan dan dengan rekan Anda yang menjadi pimpinan lebih rendah di bawah Anda. Keempat, menciptakan rules for relationship yang tujuannya untuk menciptakan sebuah keintiman dari masing-masing anggota tim kerja. Kelima, dari sistem aturan yang dibuat dan sudah menciptakan sebuah rasa kebersamaan, bisa dilanjutkan dengan membuat sebuah sistem reward and punishment, jadi bisa jelas siapa yang bisa mendapatkan lebih dan siapa yang akan mendapatkan konsekuensi dari apa yang masing-masing anggota tim kerjakan tanpa menimbulkan rasa bersalah karena masing-masing anggota tim sudah mengerti dan menyetujui aturan yang telah disepakati. Keenam adalah menyusun sebuah tindakan pencegahan dan penanggulangan untuk sesuatu yang tidak diharapkan atau direncanakan terjadi, misalnya jika terjadi bencana alam, anjloknya situasi eksternal, dan lain-lain. (Schein : 2010)

2.      Principals of softskill, yang dimaksud dengan prinsip-prinsip softskill adalah mengenai sebuah “aturan baku” yang memang sudah secara tidak langsung sudah dipegang teguh oleh banyak orang. “Aturan” tersebut adalah antara lain :

a.       Menabur dan menuai (what you get is what you do)

b.      Menghargai orang lain untuk menciptakan keharmonisan.

c.       Welas asih atau memiliki rasa empati terhadap apa yang dialami oleh orang lain.

Ketiga hal tersebut harus dipegang teguh dan ditanamkan dengan baik dalam diri agar lebih bisa mengenal karakter dan softskill yang dimiliki, dan juga memberikan rasa kedamaian diri (secure) dalam mencapai tujuan karena merasa memiliki satu sama lain.

3.      Personal skills, merupakan kemampuan yang dimiliki dalam diri untuk menghadapi berbagai tantangan mencapai kesuksesan, yang pada nantinya akan memberikan self-development jika orang tersebut secara proaktif menggali apa yang ia miliki dalam diri. Personal skill di sini lebih ditekankan kepada stress management, learning skill yang cepat dan efektif, motivasi tinggi, dan yang terakhir adalah kemampuan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Dari keempat hal tersebut, yang kadang mengalami naik turun sesuai dengan kondisi internal dan eksternal diri adalah menyangkut motivasi. Lalu bagaimana menjaga motivasi agar tetap tinggi? Jawabannya adalah dengan meng-upgrade­ tujuan yang kita rancang dalam hidup, dengan berpikir lebih besar tentang mimpi atau keinginan yang ingin dicapai, membuat visi yang lebih spesifik dan menciptakan misi untuk mencapat visi tersebut. Hal yang paling penting dalam meng-upgrade motivasi adalah dengan bertindak (DO SOMETHING) agar menjadi pribadi yang lebih produktif.

4.      Interpersonal skill.

	Personal	Public
Relation	Komunikasi dan membina hubungan	Keterampilan presentasi
Transaction	Teknik negosiasi	Teknik menjual

Tabel 1 : Kemampuan diri dan aplikasinya dalam hubungan dengan orang lain.

Dari tabel di atas, dijelaskan bahwa kemampuan diri yang berkaitan dengan orang lain adalah kemampuan berkomunikasi dan membina hubungan baik dengan orang lain, serta kemampuan presentasi yang tujuannya untuk menyampaikan ide atau gagasan kepada para audiens. Dalam membentuk kemampuan presentasi ini, perlu diperhatikan bahwa tidak semua orang mau dan mampu mendengarkan dan menerima pendapat dari kita, jadi kita sebagai seorang presenter harus bisa peka terhadap respon yang diberikan oleh audiens, baik secara verbal maupun nonbverbal. Reaksi non-verbal inilah yang jarang diketahui oleh seorang presenter, saat audiens menunjukkan rasa ketidakinginan untuk mendengar, maka ide atau gagasan yang kita sampaikan menjadi tidak efektif.

5.      Organizational skill, kemampuan ini dilakukan untuk menciptakan atau membangun nilai-nilai dasar dari organisasi, dan juga untuk membentuk satu kesatuan sehingga lebih mudah dalam mencapai tujuan bersama. Kemampuan organisasi meliputi berbagai hal yang tergambar dalam tabel di bawah ini :

	Personal	Organization
Empower	Coaching	Leadership and team building
Creating values	Target planning and time management	Service building

Tabel 2 : Nilai-nilai yang harus dilakukan dalam mengembangkan organization skill.

Dari tabel di atas, kesemuanya dilakukan dengan tujuan melatih kemampuan bagaimana seseorang dalam mengelola sebuah kelompok atau organisasi, baik dalam scoop kecil maupun besar. Hal yang paling sering terlewatkan adalah dalam merancang target planning and time management. Kebiasaan seseorang dalam menunda pekerjaan, mengakibatkan menumpuknya tanggung jawab yang dibebankan oleh organisasi. Maka dari itu harus dibuatnya sebuah time management yang jelas, seperti yang paling mudah adalah dengan menyusun sebuah timeline kerja, sehingga setiap pekerjaan memiliki batas waktunya tersendiri sehingga lebih teratur dalam bekerja dan tidak merangsang tumbuhnya stres dalam bekerja.

Dari kesemua hal di atas, dalam membangun dan mengembangkan softskill, Anda harus terlebih dahulu memahami apa, siapa dan apa tujuan dari diri Anda, untuk bisa menggali kemampuan apa saja yang Anda milik, dan juga bisa memberi feedback kepada orang lain tentang kemampuan apa yang mereka miliki dan bisa diterapkan. Sehingga, dengan bisa memahami satu sama lain, nantinya akan mencapai tujuan bersama secara efektif dan eifisien.